Was einen Task Force Leader ausmacht
Der Leiter einer Task Force ist typischerweise ein Projektmanager, der Erfahrung hat, komplexe Projekte unter Zeit- und Erfolgsdruck zu managen und zu führen. Hierfür wird er/sie vom Auftraggeber mit der nötigen Handlungsfreiheit ausgestattet. Der Task Force Leiter spielt somit eine entscheidende Rolle bei der Führung eines Teams von Experten (Task Force), das eigens dazu gebildet wird, um eine themen-, zeit- und erfolgskritische Mission innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation zu bewältigen. Dies kann ein Qualitätsproblem sein, wie z.B. eine hohe Anzahl von Feldausfällen eines wichtigen Produkts, ein drohender Versorgungsengpass im Fall einer Pandemie oder eines Erdbebens oder eine für das Unternehmen bedrohliche Situationen, wie z.B. im Fall einer Sabotage oder eines Blackouts.
Im Folgenden werden das Rollenprofil und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten eines Task Force Leiters detailliert erläutert.
Auftragsmanagement: Der Task Force Leiter definiert – abgestimmt mit den Personen des Steuerkreises (Steering Committee) – den Zweck und die wesentlichen Ziele der Task Force (z.B. Eindämmen des Schadens, Risikominimierung, etc.).
Planung und Steuerung: Die Leitung einer Task Force ist maßgeblich für die Entwicklung eines Zeitplans verantwortlich, der die kurz- bis mittelfristige Vorgehensweise beschreibt, jedoch genug Flexibilität bietet, um situativ auf neue Anforderungen oder Sachlagen reagieren zu können. Dies umfasst die Definition von Meilensteinen und Workstreams, das Einhalten von bestimmten Fristen, das Priorisieren von Arbeitspaketen sowie das Festlegen von Zeitpunkt und Häufigkeit entsprechender Task Force Meetings, um sicherzustellen, dass die gesteckten Ziele effizient und termingerecht erreicht werden. Bei Ressourcenengpässen ist es die Aufgabe und die Pflicht des Task Force Leiters zusätzliche Ressourcen anzufordern.
Kommunikation und Koordination: Der Task Force Leiter fungiert als Bindeglied zwischen den Teammitgliedern der Task Force und relevanten Stakeholdern (z.B. Kunde, Geschäftsleitung, Lieferant). Das Festlegen der Kommunikationswege sowie der -häufigkeit, die Koordination und der Transfer von Information zwischen den Teammitgliedern und den Stakeholdern sind zentrale Elemente, um eine reibungslose und zeitnahe Kommunikation zwischen alle Beteiligten sicherzustellen.
Stakeholder Management: Der Task Force Leiter stellt die Zufriedenheit der relevanten Stakeholder durch ein professionelles Stakeholder-Management sicher.
Ressourcenmanagement: Die Auswahl der richtigen Teammitglieder mit den erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen ist essenziell für das Gelingen einer Task Force, ebenso das Setzen von Prioritäten und sowie der effiziente Einsatz der Talente des Task Force Teams. Der Task Force Leiter sollte darauf achten, dass das Task Force Team eine Größe von 6-8 Teammitgliedern (Kernteam) nicht übersteigt.
Teamführung: In der Regel hat ein Task Force Leiter keine disziplinarische Funktion (laterale Führung), muss jedoch dennoch in der Lage sein, das Task Force Team insbesondere in kritischen Phasen zu führen und zu motivieren, manchmal auch über die eigenen Leistungsgrenzen hinaus. Es ist deshalb notwendig, dass die für die Task Force verantwortliche Person produktive Arbeitsbeziehungen zwischen den Teammitgliedern der Task Force schafft und pflegt, die auf gegenseitigem Vertrauen und Respekt beruhen, auch in kritischen Situationen.
Methodenkompetenz: Die Leitung einer Task Force stellt sicher, dass die zur Problemlösung und Entscheidungsfindung eingesetzten Methoden richtig und konsequent angewendet werden. Die dafür nötige Methodenkompetenz ist eine notwendige Voraussetzung für das erfolgreiche Leiten einer Task Force.
Entscheidungskompetenz: Der Task Force Leiter sorgt für rechtzeitige Entscheidungen über offene Fragen, insbesondere in strittigen Situationen, an denen mehrere Beteiligte mit gegensätzlichen Interessen beteiligt sind. Konflikte zwischen Teammitgliedern oder Stakeholdern sollten konstruktiv und zeitnah gelöst werden.
Prozesskenntnis: Die Leitung einer Task Force muss die relevanten Prozesse eines Unternehmens oder einer Organisation kennen und diese bei Bedarf beschleunigen, weil die Situation z.B. ein simultanes Arbeiten erfordert. Geltende Richtlinien und Entscheidungsbefugnisse sind im Ausnahmefall, z.B. in Krisen- oder Notsituation, mit Begründung entsprechend zu relativieren.
Berichterstattung: Eine regelmäßige Berichterstattung an alle relevanten Stakeholder über die wichtigsten Fortschritte, Herausforderungen und Ergebnisse ist eine der wesentlichen Aufgaben, die die Task Force Leitung zu erfüllen hat. Die Herausforderung besteht darin, die wichtigsten Ergebnisse in Kürze, klar und prägnant zu präsentieren. Gerade zum Start einer Task Force erwarten die meisten Stakeholder einen täglichen Bericht (Daily One-Pager). Hier ist es die Aufgabe des Task Force Leiters, der Erwartungshaltung der Stakeholder bzgl. Zeitpunkt und Inhalt entsprechend Rechnung zu tragen.
Risikomanagement: Die Identifikation, Bewertung und Bewältigung von Risiken sind essenziell für die erfolgreiche Arbeit einer Tasks Force. Der Task Force Leiter muss proaktiv potenzielle Hindernisse erkennen und Strategien entwickeln, um diesen entgegenzuwirken, und dabei stets den Gesamterfolg der Task Force im Blick behalten.
Compliance Management: Die Leitung einer Task Force stellt sicher, dass alle Aktivitäten der Task Force ohne Beeinträchtigung der Einhaltung von Normen, Regeln und Vorschriften, Arbeitsgesetzen und geistigen Eigentumsrechten durchgeführt werden.
Die Rolle der Leitung einer Task Force erfordert eine Kombination aus strategischem Denken, Führungskompetenz, methodischem Wissen, Organisationstalent und Durchsetzungsvermögen sowie ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten, um sicherzustellen, dass die Mission der Task Force gelingt und erfolgreich abgeschlossen werden kann.
Die Leiterin einer Task Force sollte weiterhin über die Fähigkeit verfügen, zeitnahe und fundierte Entscheidungen in komplexen Situationen zu treffen, auf unvorhergesehene Herausforderungen und Veränderungen kreativ, flexibel und pragmatisch zu reagieren, Verhandlungsgeschick beweisen, um mit Stakeholdern erfolgreich nach Lösungen zu suchen sowie sich durch eine hohe Belastbarkeit auszeichnen, um mit Stress angemessen umzugehen.
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass für den Erfolg einer Task Force das Qualifikationsprofil des Task Force Leiters von entscheidender Bedeutung ist und somit der Task Force Leiter eine Schlüsselrolle einnimmt.
Die Leitung einer Task Force sollte zwar das Projektumfeld kennen, sie muss jedoch nicht der technische Experte sein, der das Problem löst. Allerdings muss der Leiter einer Task Force in der Lage sein, die Aussagen von Experten zu plausibilisieren und entsprechend zu kommunizieren. Auf keinen Fall darf die Leitung einer Task Force an der Ursache des Problems oder an der bisherigen Lösungsfindung beteiligt gewesen sein. Die Erfahrung zeigt, dass dies sowohl die Handlungsfreiheit als auch die unvoreingenommene Herangehensweise eines Task Force Leiters deutlich einschränkt. Das Initiieren einer Taskforce kann verschiedene Themenbereiche betreffen. Im Folgenden zählen wir einige Beispiele aus der Praxis auf.
Anlass für den Start einer Task Force ist, dass ein wichtiges Produkt seit dem Serienanlauf „rote“ Zahlen schreibt und die für das Produkt verantwortliche Person nicht in der Lage ist, das Problem zu lösen. Es drohen Marktanteile wegzubrechen, da die Konkurrenz mit einem kostengünstigen Produkt den Markt zu dominieren droht. Es wird eine Task Force initiiert, die mit Experten ausgestattet ist, die entsprechende Kompetenzen bezüglich Kostenrechnung, Produktionstechnik, Vertrieb, Einkauf und Logistik besitzen. Der Task Force gelingt es, durch kurzfristige und mittelfristige Maßnahmen die Kosten für das Produkt deutlich zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit wieder herzustellen.
Ein Tier 2- Zulieferer kann die starke Nachfrage mangels Kapitals nicht mehr finanzieren und stellt Antrag auf Insolvenz. Ein Abreisen der Lieferkette steht unmittelbar bevor. Der davon betroffene Tier 1-Zulieferer setzt eine Task Force ein, die verschiedene Maßnahmen entwickelt, um zunächst den Geschäftsbetrieb des Tier 2-Zulieferers aufrechtzuhalten und zu stabilisieren. Als Präventivmaßnahme wird auf Basis der Vorarbeiten und Empfehlung der Task Force Leitung die Übernahme des Tier 2-Zulieferers vorbereitet, um langfristig eine stabile Liefersituation zu garantieren.
Ob im Mittelmeerraum, in den borealen Wäldern, im Amazonas, in Kalifornien, Kanada oder Australien – Jahr für Jahr nimmt die Anzahl und das Ausmaß von großflächigen Waldbränden zu. So hüllt im Juni 2023 der Rauch von kanadischen Waldbränden New York ein. Die Feuer waren so intensiv, dass der massive Rauch das tausende Kilometer entfernte New York erreicht hat. Viele Bewohner tragen Masken zum Schutz vor dem beißenden Smog. Die National Wildfire Coordinating Group (NWCG) in USA bildet deshalb als eine präventive Maßnahme systematisch Task Force Leiter aus, die im Fall eines großflächigen Waldbrandes die Koordination der Einsatzkräfte übernehmen.
Ein wichtiger Kunde eines Unternehmens berichtet über eine deutlich hohe Ausfallrate von Halbleiterbauteilen nach dem Draht-Bonden. Der Kunden hat seine Fertigungslinie bereits gestoppt und erwartet innerhalb der nächsten 24 Stunden erste Abstellmaßnahmen. Das Unternehmen leitet ein Task Force mit entsprechenden Fachexperten aus Qualität, Prozess, Produktion und Logistik in die Wege, um schnell auf die Anforderungen des Kunden zu reagieren. Es gelingt der Task Force Leitung mit einem strukturierten Lösungsansatz innerhalb weniger Tage die Ursache des Problems zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zur Korrektur zu veranlassen.
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